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国际科学技术会议与展览管理暂行办法实施细则

本文发布于:
2004-03-23
来源:
中国科学技术协会国际部
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(2002 年 1 月 31 日 )

第一章 总 则

    第一条 为贯彻执行科学技术部、外交部、海关总署、国家 行政管理总局《关于印发〈国际科技会议与展览管理暂行办法〉的通知(国科发外字[2001]311 号)(以下简称《管理暂行办法》),针对中国科协及所属全国性学会、协会、研究会,各直属单位在开展此项工作中的具体情况和特点,特制定本实施细则 (以下简称细则)。
    第二条 在我国境内 ( 不含港、澳、台地区 ) 举办国际科学技术会议与展览 (以下简称国际科技会展) 应严格执行本细则。本细则所指的国际科技会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区 (不含港、澳、台地区), 以科学技术交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际科技组织行政会议等。
    本细则所指的国际科技展览是指以科学研究、技术及高技术产品展示交流为目的,境外参展商展位比例在 20%以上的展览会、博览会(一般指规模较大,代表性和综合性较强的展览) 、技术展示交流会等。
    第三条 中国科协按照《管理暂行办法》的授权,负责中国科协所属全国性学会、协会、研究会(以下简称各学会)、各直属单位(以下简称各单位)申请在我国境内主办的国际科技会展的审核、审批、协调和管理工作。
地方科协举办国际科技会展的申请报送地方政府有关部门审批。
    第四条 举办国际科技会展应有助于实现下列目标。
    (一) 了解国际科技发展动态,加强中外科技界的学术交流,实现资源与信息共享,推动我国科技创新和进步,增强我国在相关科技领域的影响,提高我国在国际科技界的地位;
    (二) 引进国际先进技术和设备,展示我国科技成就,配合国内经济建设和科学技术发展规划的需要,促进科技成果的产业化、商品化和国际化 ;
    (三) 提高公众科学素养,实施科教兴国战略,推动国际科技交流合作,促进经济与社会可持续发展。

第二章 申 报

    第五条 举办国际科技会展,由主办单位向中国科协提出书面申请。申请在境内举办国际科技展览,主办单位应具备科学技术部认定的国际科技展览主办单位的资格(详见《管理暂行办法》)。中国科协作为主办单位的国际科技会展,由中国科协有关职能部门提出申请。举办国际科技会展的申请不得通过多重渠道上报。
    第六条 申报国际科技会展,按照《管理暂行办法》和科学技术部《关于规范国际科学技术会议和展览申报和审批文件内容的通知》(国科外字[2001]210号) 的要求,一事一报,申报文件一式两份,提交以下内容的报告和有关资料。
    (一) 国际科技会展的中英文名称:
    (二) 主办单位和承办单位的中英文名称(只需提供前两个主办单位的英文名称)
    1.主办单位:制定国际科技会展的举办方案或计划,负责会展组织实施、财务管理等重要工作并能够承担举办国际科技会展民事责任的法人单位 ( 团体 ) 。如会展涉及多个主办单位,由一个主办单位提交报告,各单位应明确职责、分工和责任;
    2.承办单位:指接受主办单位委托,负责国际科技会展的具体业务操作的单位;
    3.境外机构:在我国境内举办国际科技会展,需联合或委托我国境内机构(法人单位)作为主办或承办单位进行。
    (三) 国际科技会展的宗旨、目的、背景、主题、专业内容、形式等简要介绍(提供中、英文摘要,均不超过100个字);如会议由国际组织发起或与国外组织或机构合作召开,应简要介绍该组织或机构、我与该组织的关系、是否存在台湾问题等,并附委托书或有关决定;
    (四) 举办国际科技会展的时间(具体到日,特殊情况可只报年、月)、地点(具体到城市) 、会期或展期(天数);
    (五) 会议人数和展览面积:
    1. 预计会议人数:国际会议的人数应包括总人数和国外代表数(不含港、澳、台地区代表) 两项;如邀请国外部长以上的高级官员、国外新闻记者、未建交国家的人员、以及台湾地区的人员参会,应予以说明
    2.展览面积(平方米):指展览净面积,以标准展台面积(平方米) 乘以展台数表示。
    如国际科技展览附设小型科技学术会议,应另提供参加会议的人数。
    (六) 经费来源。举办国际科技会展原则上以会养会,如需专项申请国家财政支持,应附经费申请报告和预算;
    (七) 国际科技会展主办单位、承办单位的联系人,会议秘书长联系办法(电话、传真、电子邮件、地址等);
    (八) 申请举办重要国际会议(指参加会议的国外代表人数在 50 人以上) 以及1000平方米以上的国际展览,应提交该项目的可行性分析报告。内容包括 :
    1. 着重分析举办国际科技会议的必要性和权威性,说明会议的题、议题的前瞻性及国、内外有关情况、吸引国内外专家和提交高水平论文的条件、对国内外科技界的影响等;
    2. 对国际科技展览的质量、效益和风险进行具体分析。主要包括:相关学术领域、行业的国内外发展状况,产品的国内外市场分析,国内外有关科研单位、企业参会、参展的情况预测,政府的有关政策和举办会议、展览对我国科技与经济发展的作用(举办会议或展览效果的预测),承办单位的办会展能力,资金筹措情况等。
    (九) 国际科技会展的主办或支持单位如涉及中国科协系统以外的其他单位或部门,申报文件需附上述单位或部门的同意函;如涉及中国科协系统内的几个单位,应附有关单位的同意函;
    拟请中国科协作为国际科技会展的主办单位或支持单位,应在上报文件中提出;
    (十) 举办国际科技会展申请表。
    第七条 申报时限。
    (一) 根据《管理暂行办法》授权由中国科协审批的国际科技会,一般应提前8至12个月申请报批;如有特殊情况需提早报批,附加说明材料;
    (二) 由科学技术部负责审批的国际科技会展,按照上述时间申请报批;
    (三) 需经科学技术部(或政府其他部门)审核后报国务院审批的规模较大的重要国际会议、展览,应提前12个月(或根据实际操作所需时间适时)提出申请报批;
    (四) 如确需国家财政经费支持,国际科技会展申请报告应在会展举办前一年的 3 月份以前提出,以便经有关部门审批后纳入中国科协对外交流项目该年年度计划和预算。
    第八条 向国际组织或机构申办国际科技会展,主办单位需事先向国内有关部门适时提出申请。申请程序、文件内容及审批权限与举办国际科技会展相同,审批部门将函复意见。如申办成功,接主办单位报告后,由各级审批单位根据分级审批权限另行批复。

第三章 审 批

    第九条 国际科技会展实行分级审批制度。
    (一) 国外代表人数在150人以上的国际科技会议,需由主办单位提出申请经中国科协、科学技术部审核后报国务院审批;
    (二) 国外代表人数在150人以下的国际科技会认由中国科协审批,并报科学技术部备案;
    (三) 具备国际科技展览主办资格的单位举办国际科技展览,用出面积在1000平方米以上的由科学技术部审批,并抄报海关总署和主管地海关;
    (四) 中国科协自行审批所属各学会、各单位举办与主管业务有关的面积在1000平方米以下的国际科技展览,审批文件抄报海关总署和主管地海关,并报科学技术部备案;
    (五) 具有国际科技展览主办资格的单位,可自行举办面积在1000平方米以下的国际科技展览,需报中国科协备案。主管地海关凭主办单位的申请按有关规定办理海关手续;
    (六) 参加国际科技会展涉及台湾地区代表或厂商(不含台商大陆投资企业),需经中国科协报科学技术部台办审批;
    (七) 双边交流性质的科技会议(代表来自两个国家或地区,不含港、澳、台地区并不邀请第三方人员参加),由中国科协自行审批。
    第十条 对中国科协及所属各学会、各单位举办具有以下情况的国际科技会展,经中国科协初步审核后报科学技术部,由科学技术部征求外交部意见后审批,或由科学技术部审核后呈报国务院审批。
    (一) 涉及未建交国家的问题或其他敏感议题;
    (二) 主题或内容涉及台湾问题;
    (三) 政府间国际组织在华举办的国际科技会展;
    (四) 其他重要会展。
    第十一条 中国科协授权国际部对所属各学会、各单位申请举办 国际科技会展的报告进行审核。对报文内容符合本细则有关规定的,中国科协将在收到申请后15个工作日内给予批复,或报请上级主管部门审批。对不符合要求的,在收文后5个工作日内给予答复或复函退回。
    第十二条 国际科技会展批件由中国科协以“科协外会展批字” 按年度编号下发,内容应包括:来文单位及文号、会展中英文名称、举办时间、地点和会展期限(天数)、会议总人数及国外代表人数、展览面积、经费、其他情况、抄送单位等。附批件样稿。
    国际科技会展批件发送主办单位 1 份,另由中国科协国际部、办公厅各保留 1 份存档。
    中国科协主办的国际科技会展经中国科协书记处批准后,批件发送机关有关职能部门,另由国际部、办公厅各保留 1 份存档。
    中国科协批准的国际科技会展的有关信息将定期对外公布。
    第十三条 会展项目获得批准后,如原申请文件中所列内( 如举办时间、举办城市、会议名称、主题等) 有重大变更时,主办单位应向中国科协办理变更或重新报批手续。

第四章 协调管理

    第十四条 主办单位和承办单位必须规范会展举办行为,维护参加者的合法权益。参加会展必须以自愿为原则,不得进行行政干预。
    第十五条 国际科技会展的宣传材料必须真实可靠,未经批准,不得擅自将其他单位列为主办、协办或支持单位。否则,将追究主办 单位的责任。
    第十六条 未经中国科协报有关外事归口部门批准,任何国际科技会展名称不得冠以 " 中国 " 、 " 中华 " 、 " 全国 " 等字样,也不得使用 " 中国国际××会议 ( 展览 )" 以及其他类似名称。但可以使用中国地方性会展名称,如 " 中国 ( 地区名 ) 国际××会议 ( 展 ! 规模小的地区性展览一般不使用 " 博览会 " 的名义,不具备代 的展览不得使用综合性展览名称。
    第十七条国际会议和展览的主办单位应在会展结束后 2 个 内报送总结报告。对未及时报送总结的单位,中国科协将不再受 国际科技会展申请。
    第十八条中国科协负责对各学会、各单位举办的国际科技 进行管理和监督,检查会展质量,维护举办和参加会展单位的合 益。为促进会展业的健康发展,鼓励各单位、各学会举办专业 J 陆 和联合举办会展,加强会展行业自律和单位之间的协调,支持举 特色、有规模、有影响的国际科技会展。
    中国科协及所属各学会、各单位应严格控制同类会展的数量努力提高会展的质量。
    第十九条境外展览品监管由海关按照《中华人民共和国对进口展览品监管办法》执行。
    第二十条对违反《管理暂行办法》和本细则规定举办国 技会展的单位,以及在会展举办过程中有损害参加者权益等违反 法规行为的,中国科协将视情况进行通报批评,并向上级主管部 映和汇报,情节严重的将交有关部门依法查处。
    第二十一条对未经批准或不具备主办资格而擅自举办会 / 盗用其他单位名称举办会展的,或转让、倒卖会展批件的,由中 协会同有关部门依法查处。对违反海关规定的,由海关依法处理
    第二十二条的,从其规定。
    第二十三条具有主办国际科技展览资格的各学会、各单位 据《管理暂行办法》和本细则制定本单位的实施细则或办法,中国科协及当地海关、工商行政管理部门备案。
    第二十四条国际科技展览不属于商品展销会,不适用商品会有关管理办法。
    第二十五条具有对外贸易经济合作部认定的主办展览资格的各 学会、各单位申报 1000平方米以上的对外经济技术展览,经中国科 协审核后报对外贸易经济合作部审批 ,1000平方米以下的报中国科协备案。
    第二十六条与港、澳、台地区合作举办的科技会展。
    ( 一 ) 在内地举办与港、澳、台地区交流的科技会展,申报程序和报告内容参照本细则申报的有关规定。
    ( 二 ) 与港、澳、台地区学术团体合作在香港、澳门特别行政区和台湾地区举办科技会展及其他交流活动,依据有关规定另行审批。
    第二十七条本细则自 2002 年 2 月 1 日起试行。中国科协《关 于申办国际科技展览 ( 博览 ) 会的暂行规定》 ( 科协办发[ 1996 ] 仰号 ) 以及与本细则相抵触的其他文件同时废止。
    第二十八条本细则由中国科协负责解释和修订。

关于重申执行国际科学技术会议
与展览管理暂行办法实施细则有关规定的函


( 科协外发字[ 2002 ] 138 号文件 )


各全国性学会、协会、研究会 :
    最近,发现一些学会未严格按照《关于印发〈国际科学技术会议与展览管理暂行办法实施细则〉的通知》 ( 科协发外字[ 2002 ] 11号 ) 文的规定进行在华召开国际会议的报批 2 如 : 申办在华举办国际会议迟迟报不上正式材料或只在正式申办前半个月打招呼,影响了报批工作的正常进行。为避免报批工作的延误 ? 特重申如下 :
    1. 会议举办或申办单位要有正式公函。说明会议的目的、意义、主题、内容 ( 提供中、英文摘要,均不超过 100 字 ) 、规模 ( 总人类和外宾人数 ) 、举办地点、日期等 ; 申办单位须是法人社团或单位。
    2. 凡受国际组织委托或与国外组织联合举办的会议,应说明国际或国外组织的概况,如 : 成立时间、宗旨、规模等 ; 并须重点 i 明我国在该组织中是否为会员,我国科学家担任何职务,台湾与该 j 织的关系和使用的称谓,在以前历届会议中是否出现过 " 两个中国或 " 一中一台 " 等问题。
    3. 受国际组织委托举办的会议,应提供该组织确认委托的文件
    4. 举办一般性国际会议须提前 8 至 12 个月申报,如有特殊情况需提早报批,应加附加说明材料。报国务院审批的规模较大的重要 议,应提前 12 个月 ( 或根据实际操作所需时间适时 ) 提出申请报( 申办国际会议,也应在正式提出申办前 8 至 12 个月申报 ) 。
    5. 举办的国际会议必须以学术交流为主,只能附设规模、内容和形式都有利于学术交流的小型展览,不得以办会为名搞商业性 览。会议附设的小型展览须在来函中说明其内容和展示面积 ( 不 过 1000 平方米 ), 展览必须随会议一起批准,不得单独申报。
    6. 同一会议不得多渠道办理报批手续。
    7. 国际科技会议的名称不宜冠以 " 华人 " 、 " 全球华人 " 等称谓。未经中国科协报有关外事归口部门批准,任何国际科技会展名称 不得冠以 " 中国 " 、 " 中华 " 、 " 全国 " 等字样,也不得使用 " 中国国EMY22"JJJdJ 销 ; 三死 PFJJUgp 户 JdjdPA 多 J7 岁 ,如 " 中国 ( 地区名 ) 国际××会议 " 。
    8. 会议一经批准,须严格按批准文件执行,不得擅自改变 ( 如 : 日期、地点、名称、内容等 ) 。如遇特殊情况,应向中国科协办理变 更或重新批准申请手续。
    9. 国际会议和展览的主办单位应在会展结束后 2 个月内报送总 结报告对未及时报送总结的单位,中国科协将暂不受理其国际科技会 议的申请。
    中国科协国际部国际组织处联系方式 :
    电话 :68518822-22221,68578284;
    传真 :68571897;
    电子函件 (E-mail):gjbzzc@cast-org.cn
    中国科学技术协会国际部 ( 章 )
    二 O O 二年六月三日